1. Benoem een ‘projecteigenaar’

Teamoverleg

Bespreek tijdens het team- of afdelingsoverleg de wens om met videoconsulten aan de slag te gaan. Tijdens dit overleg kan geïnventariseerd worden welke behandelaars en welke planners/assistenten mee gaan doen. Benoem bij dit overleg één persoon als projecteigenaar en aanspreekpunt voor dit project.

Rol projecteigenaar

De projecteigenaar neemt contact op met de FaceTalk beheerder van de organisatie om het technisch testen van FaceTalk in gang te zetten. Als er (nog) geen FaceTalk beheerder in de organisatie is kan de Facetalk Helpdesk ondersteunen bij de testfase.

2. Organiseer een FaceTalk (test)account en test de werking

Werkplekken testen
In de testfase wordt getoetst of FaceTalk technisch goed werkt vanaf de beoogde werkplekken met de daarvoor bedoelde devices (pc, tablet of smartphone op de werkplek).

Accounts aanmaken

Na succesvolle testresultaten worden accounts aangemaakt voor alle deelnemers en kan FaceTalk voor de afdeling ingericht worden met het juiste logo, passende benaming, contactgegevens en het juiste “no reply” e-mailadres waar eventuele gebouncede uitnodigingen terugkomen.

Ondersteuning

Testen kan met een testaccount en wordt ondersteund door de FaceTalk Helpdesk óf door de FaceTalk beheerder van uw organisatie.

3. Kick-off meeting met alle betrokkenen

De projecteigenaar organiseert nu een kick-off meeting met alle betrokkenen van de afdeling. Hiervoor is minimaal 2 uur benodigd en wordt de volgende agenda doorlopen:

• • Projecteigenaar geeft korte demonstratie van FaceTalk zodat alle aanwezigen een beeld hebben de mogelijkheden.
  • Werkproces waarin besproken wordt voor welke patiëntgroep dit goed kan werken, welke functionaliteiten gewenst zijn, wie de patiënt informeert en wie de afspraken in FaceTalk zal plannen en het prikbord beheert.
  • FaceTalk gebruikers activeren individueel het account en raken vertrouwd met de functionaliteiten van FaceTalk. Het is essentieel dat iedereen zélf oefent met het plannen van een afspraak en het starten van een videogesprek met een patiënt en collega.
  • Ervaringen en tips delen, bijv. thema’s als privacy van de patiënt, actieve houding, geluid/camera testen, verifiëren of patiënt het verstaan heeft, etc.
  • Informeer alle betrokkenen waar ze terecht kunnen voor extra ondersteuning bij de eerste sessies.

4. Aan de slag

Eerste videoconsulten

Alle betrokkenen zijn nu vertrouwd met de werking van FaceTalk en de eerste patiënten kunnen ingepland worden.

Goede informatie vooraf

Het is belangrijk dat het eerste videoconsult goed verloopt. Informeer de patiënten goed en vraag ze van te voren de videoverbinding te testen (dat kan in de wachtkamer). Er zijn handleidingen voor de patiënten beschikbaar op deze website.

Tussentijds herhalen

Als er veel tijd tussen de kick-off meeting en de eerste patiënt zit is het raadzaam om nog even te oefenen vóór het eerste patiëntengesprek met een collega of bekende.

5. De eerste evaluatiesessies

Vooraf inplannen
Plan direct bij de kick-off meeting de eerste evaluatiesessie met de interne gebruikers. Bijvoorbeeld in 2 maanden tijd er vanuit gaande dat er dan al voldoende FaceTalk consulten hebben plaatsgevonden.

Bijsturen tussentijds
Op basis van de ervaring kan het werkproces bijgestuurd worden kan er specifieker gemikt worden op bepaalde patiëntgroepen, bepaalde functionaliteiten toegevoegd worden of er kan besloten worden nog een extra gebruikerstraining te organiseren.

Gebruikersstatistieken
Via de FaceTalk beheerder van uw organisatie of via de FaceTalk Helpdesk kunnen de gebruiksstatistieken verkregen worden zodat de feiten beschikbaar zijn voor deze evaluatie sessie.